Spirit zoekt: Panta Holdings Management Assistent/ Office Support

Executive Assistant & Office Support
Vacature informatie PANTA HOLDINGS
Over ons
Panta Holdings is bijna vier decennia geleden opgericht als een investeringsmaatschappij met een actieve aanpak om waarde te maximaliseren voor onze stakeholders. Onze diverse portefeuille omvat belangen in de luchtvaart, vastgoed, hotellerie en duurzame energie. We zijn wendbaar en veelzijdig in het aanpakken van veranderende normen in de moderne samenleving. Als je deel wilt uitmaken van een vooruitstrevend bedrijf dat de toekomst vormgeeft, nodigen we je uit om samen met ons deze mogelijkheden te verkennen!
Over jou
Krijg jij energie van het ontzorgen van een ondernemend directieteam en pak jij graag ook nog eigen projecten op? Dan zijn we op zoek naar jou! Jij houdt je als geen ander je staande in een dynamische, veranderende organisatie en weet zaken tot in de puntjes te regelen. Daarnaast initieer jij jouw ideeën en draai jij ook voor Office Managementtaken je hand niet om.
Je bent een ervaren, professionele Executive Assistant die in staat is snel te schakelen en veel borden in de lucht kan houden. Je werkt zelfstandig, gestructureerd en weet op prettige wijze zaken gedaan te krijgen. Je bent discreet, stressbestendig en flexibel met uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden. Je bent gewend zeer nauwkeurig te werken. Je bent verder vrolijk, energiek en representatief.
Als Executive Assistant & Office Support ben je de operationele ruggengraat en fungeer je als de rechterhand van ons directieteam, bestaande uit vier leden. Je ondersteunt de directie en andere teamleden van Panta en maakt deel uit van een team van toegewijde professionals waarop ons leiderschap kan vertrouwen.
Jouw taken- en verantwoordelijkheden
Als Executive Assistant:

Je biedt uitgebreide ondersteuning aan de directie met professionaliteit, nauwkeurigheid en vertrouwelijkheid;
Je beheert de agenda’s regelt afspraken en plant reizen en waarborgt efficiënt tijdbeheer;
Je treedt op als betrouwbare tussenpersoon tussen directie en interne/externe belanghebbenden;
Je fungeert als sparringpartner met de directie om hun leiderschapsdoelstellingen te ondersteunen;
Je biedt ondersteuning bij vergaderingen, je notuleert en beheert documenten en voert overige administratieve taken uit.

Als Office Support:

Je behandelt inkomende oproepen, e-mails en correspondentie, en verwijst door naar de juiste afdeling;
Je beheert kantoorbenodigdheden, en regelt onderhoud en reparaties;
Je handhaaft efficiënte kantooroperaties door het stroomlijnen van administratieve processen;
Je plant en organiseert bedrijfsvergaderingen, inclusief notulen en actiepunten;
Je houdt toezicht op facilitair management en naleving van veiligheidsvoorschriften;
Je werkt samen met het administratieve team voor bedrijfsevenementen en communicatie met leveranciers hiervoor.

Wat neem je mee

Minimaal 3 jaar relevante ervaring als Executive Assistant en ervaring met office management;
HBO denk- en werkniveau
Administratieve-, managementondersteuning- of secretariële opleiding;
Uitstekende communicatievaardigheden in het Nederlands en Engels;
Ervaring met Microsoft Office Suite is vereist.