Privacybeleid

Wij zijn Spirit Hospitality Services. Wij respecteren en hechten veel waarde aan jouw privacy en de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze verklaring lees je welke gegevens wij gebruiken en hoe wij deze gegevens opslaan, verwerken en beschermen. Deze privacy verklaring is van toepassing op onze website www.spirithospitality.com (Website), onze web login (MySpirit), onze online applicatie (Spirit App) en de diensten die wij aanbieden (Diensten). Wij behandelen jouw persoonlijke gegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Technische informatie en cookies

Spirit gebruikt technische, functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de Website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de Website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de Website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Lees hier meer over ons cookie statement.

Persoonsgegevens

Om onze Website, MySpirit, Spirit App en Diensten aan te kunnen bieden, verwerken wij persoonsgegevens. Onder persoonsgegevens wordt iedere informatie bedoeld betreffende een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon. Deze definitie is in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Wij streven ernaar om te allen tijde ervoor te zorgen dat persoonsgegevens:

op een rechtmatige, behoorlijke en transparante manier worden verwerkt (‘rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie’);

kunnen worden verwerkt op basis van jouw toestemming. In dat geval zullen wij er altijd voor zorgen dat wij je vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming hebben;

kunnen worden verwerkt omdat het noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaronder wij vallen;

voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld en – niet verder verwerkt worden op een manier die onverenigbaar is met deze doeleinden (‘doelbinding’);

toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt (‘minimale gegevensverwerking’);

juist zijn en, waar nodig, gerectificeerd of geactualiseerd worden (‘juistheid’);

worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt je niet langer te identificeren dan voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt noodzakelijk is (‘opslagbeperking’);

op een dusdanige manier verwerkt worden dat een passende beveiliging ervan gewaarborgd is, en dat zij onder meer beschermd zijn tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging door het nemen van passende technische of organisatorische maatregelen (‘integriteit en vertrouwelijkheid’).

Wanneer verzamelen wij je persoonsgegevens?

Wij verzamelen je persoonsgegevens vanaf het moment dat je jouw gegevens invult of achterlaat op onze Website of WhatsApp, je solliciteert, je jezelf inschrijft op onze website, je gebruik maakt van MySpirit en/of de Spirit App, je aanmeldt voor een nieuwsbrief of op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening.

We kunnen ook persoonsgegevens van je verzamelen indien je deze hebt geplaatst op publieke middelen waaruit zou kunnen blijken dat je geïnteresseerd zou zijn in onze dienstverlening. In dat geval zullen we jou benaderen conform onze voorwaarden en met inachtneming van deze privacy verklaring. Heb je geen interesse, dan verwijderen wij je persoonsgegevens.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou?

We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op wensen en kwaliteiten van onze medewerkers of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen vanuit onze opdrachtgevers.

Invullen van contactformulier op Website:
naam;
contactgegevens.

Solliciteren op Website:
naam;
contactgegevens;
curriculum vitae;
motivatie indien je deze wenst te delen, op vrijwillige basis; foto indien je deze wenst te delen, op vrijwillige basis.

We zullen deze gegevens opslaan en verwerken om je sollicitatie efficiënt en correct te behandelen. voor het verwerken van de sollicitaties wordt er geen gebruik gemaakt van externe verwerkers.

MySpirit account aanmaken via inschrijving op Website: NAW gegevens;
contactgevens;
geboortedatum en geslacht;

kopie identiteitsbewijs en BSN;
bankrekeningnummer;
gegevens mbt het bieden van een reiskostenvergoeding;
talenkennis;
foto indien je deze wenst te delen, op vrijwillige basis;
kledingmaten indien je deze wenst te delen, op vrijwillige basis; contactgegevens wie wij bij een noodgeval mogen inlichten; wervingskanaal;
uiterlijke kenmerken, indien van toepassing (alleen voor Faces by Spirit).

De toegang tot je persoonsgegevens is beperkt tot de personen die hiervoor geautoriseerd zijn. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan derden/verwerkers, zijn wij met hen overeengekomen dat zij eveneens de persoonsgegevens optimaal beschermen.

Indien je bij Spirit werkt verzamelen wij aanvullend gegevens over: beschikbaarheid en verlof;
declaraties.

Deze gegevens zijn zichtbaar in MySpirit & de Spirit App. De toegang tot je persoonsgegevens is beperkt tot de personen die hiervoor geautoriseerd zijn. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan derden/verwerkers, zijn wij met hen overeengekomen dat zij eveneens de persoonsgegevens optimaal beschermen.

Waarom verzamelen wij je persoonsgegevens?

Wij verzamelen en verwerken jouw gegevens voor het uitvoeren van onze bedrijfsactiviteiten waaronder het aangaan van opdrachtovereenkomsten, werving & selectie, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, salarisadministratie en personeelsmanagement. Meer specifiek, persoonsgegevens worden verwerkt om:

informatie te kunnen verstrekken over onze Diensten;

commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promotie-acties te kunnen aanbieden, uitsluitend indien je jezelf daarvoor heeft aangemeld via het opt-in systeem. Bij iedere communicatie langs deze weg wordt een afmeldmogelijkheid opgenomen;

commerciële relaties met opdrachtgevers te beheren en verbeteren;

de geschiktheid en beschikbaarheid van een sollicitant te beoordelen in verband met werving, selectie en aanstelling;

een arbeidsrelatie aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante personeels- en salarisadministratie uit te voeren;

onze re-integratieverplichtingen na te komen;

een pre-employment screening ten behoeve van onze opdrachtgevers uit te kunnen voeren en de inzet van personeel te bewerkstelligen;

persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid te bevorderen, waaronder training, opleiding en testen;

managementdoeleinden te bewerkstelligen, waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole;

kwaliteitsdoeleinden zoals medewerkerstevredenheid en certificering te bewerkstelligen; subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen;

wet- en regelgeving na te leven, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.

Met wie delen wij je persoonsgegevens?

Spirit Hospitality Services kan jouw persoonsgegevens doorgeven aan een andere entiteit binnen Sendersens Hospitality Group, haar opdrachtgevers, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis. Wij komen met deze partijen in een verwerkersovereenkomst overeen dat zij zorgvuldig met jouw gegevens omgaan en zij krijgen alleen de gegevens die noodzakelijk zijn om hun dienst te verlenen. Deze partijen gebruiken jouw gegevens alleen in overeenstemming met de instructies die wij geven en niet voor eigen doeleinden. Denk hierbij aan onze web- en appbouwer, onze leveranciers van de diverse software systemen, onze arbodienst en onze trainers.

De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij ‘Waarom verzamelen wij je persoonsgegevens?’.
Wij zullen jouw gegevens alleen binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken. Buiten de EER verwerken wij alleen jouw gegevens, als dat land een passend beschermingsniveau biedt voor jouw gegevens. Zonder jouw toestemming zullen we jouw gegevens nooit naar andere landen of aan andere partijen doorgeven dan die hierboven genoemd zijn. Spirit Hospitality Services heeft de nodige maatregelen genomen om te verzekeren dat de doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

Hoe lang bewaren je persoonsgegevens?

Spirit Hospitality Services verplicht zich om het opslagbeperkingsbeginsel na te leven. In dit kader zullen wij je persoonsgegevens niet langer opslaan dan noodzakelijk voor de doelen die wij eerder omschreven. De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen en/of richtlijnen.

Sollicitaties
Gegevens worden tot 4 weken na het afronden van de sollicitatieprocedure bewaard en worden vervolgens automatisch verwijderd. Indien Spirit Hospitality Services je gegevens voor maximaal 1 jaar in file wil opnemen met het oog op mogelijke toekomstige vacatures, zullen wij hiervoor expliciete schriftelijke toestemming vragen.

Medewerkers
Je persoonsgegevens worden bewaard tot twee jaar na einde dienstverband. Deze gegevens worden vervolgens automatisch verwijderd. Voor bepaalde persoonsgegevens geldt een fiscale bewaarplicht, waardoor deze gegevens 5 jaar na einde dienstverband bewaard moeten blijven. Voorbeelden hiervan zijn een kopie van je identiteitsbewijs en de loonbelastingverklaring.

Wat zijn je rechten?

De gegevens die we van jou verzamelen zijn persoonlijk. Je hebt daarom de volgende rechten: je mag ons vragen om inzage in jouw gegevens;
je mag ons vragen om correctie, beperking of verwijdering van jouw gegevens;
je mag ons vragen om een kopie van jouw gegevens;

je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens;

je mag jouw toestemming om jouw gegevens te verwerken altijd weer intrekken. Vanaf het moment dat je de toestemming intrekt mogen we dan geen gegevens meer van jou verwerken;

je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als je denkt dat wij jouw gegevens onrechtmatig verwerken.

Bij andere vragen of opmerkingen over onze privacy verklaring kun je contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:

Spirit Hospitality Services
Afdeling Administratie
Thermiekstraat 30
1117 BC Schiphol-Oost
020-6451145
info@spirithospitality.nl

Hoe beschermen wij je gegevens?

Spirit Hospitality Services hecht sterk aan de bescherming van je persoonsgegevens. We doen er alles aan om jouw persoonlijke gegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, gebruik, wijziging of verspreiding door onbevoegden. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. De toegang tot je persoonsgegevens is beperkt tot de personen die hiervoor geautoriseerd zijn. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan derden/verwerkers zijn wij met hen overeengekomen dat zij eveneens de persoonsgegevens optimaal beschermen.

Op onze Website en in onze Spirit App kunnen links naar andere websites staan. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud of de privacy bescherming van deze websites. We adviseren je dan ook om altijd de privacy verklaring van de betreffende website te lezen.

Wijzigingen van de privacy verklaring

Wij kunnen deze privacy verklaring aanpassen. Als wij de privacy verklaring in belangrijke mate veranderen zullen wij een notificatie op onze Website, MySpirit en in onze Spirit App plaatsen samen met de nieuwe privacy verklaring. Wij raden je aan de Website en deze verklaring regelmatig te raadplegen. De meest actuele privacy verklaring is te allen tijde in te zien op de Website. Deze versie is het laatst bijgewerkt op 17 mei 2020.