Evenementencoördinator Achmea Zeist

Wil je een bijdrage leveren aan de facilitaire organisatie van evenementen en heb jij een passie voor organiseren en coördineren? Kan jij de Achmea purpose ‘Duurzaam Samen Leven’ en onze pijlers data gedreven werken, verduurzaming en operational excellence vertalen naar de facilitaire ondersteuning bij interne evenementen. Dan is deze functie misschien wel iets voor jou!

Jouw werk als evenementencoördinator

​​​Het Facilitair Bedrijf organiseert in samenspraak met de Bedrijfsonderdelen: congressen, conferenties, medewerker- en klantbijeenkomsten, netwerkbijeenkomsten, opleidingsdagen, seminars en jubilea. Jaarlijks organiseert het team van Evenementcoördinatoren een zeer groot aantal evenementen. Jij bent de spil in het web om al deze bijeenkomsten tot een succes te maken. Je onderzoekt samen met de opdrachtgever de (on)mogelijkheden van het organiseren van (Hybride)evenementen op de Achmea-locaties.

Je voert intakegesprekken met de bedrijfsonderdelen van Achmea en vertaalt deze naar een concreet voorstel rondom de inhoud en de logistieke-en organisatorische aspecten voor het evenement. Je stelt hiervoor een draaiboek op met daarin de gemaakte afspraken. Je stemt deze af met de opdrachtgever en met alle collega’s en externe partijen die ook een bijdrage leveren aan het evenement. Je maakt (prijs)afspraken met leveranciers van diensten. Je beheert de planning, (deel)budgetten en bewaakt de eindbegroting en verzorgt de doorbelasting richting de opdrachtgever.

Als Evenementencoördinator adviseer je de opdrachtgever en coördineer en organiseer je het evenement waarbij je alle voorbereidende taken zelfstandig uitvoert en optreedt als ‘meewerkend voorman of -vrouw’. Je draagt zorg voor de (tussentijdse) evaluatie van een evenement of een congres en informeert en adviseert op basis van de uitkomsten de diverse interne opdrachtgevers over de aanpak van het evenement. Ook bewaak je de voortgang en kwaliteit van de werkzaamheden. Je bouwt een goede werkrelatie op voor zowel een in- als extern relatienetwerk. Je kent je Stakeholders en de onderlinge verhoudingen en bent in staat hierop te acteren. Hierbij staan contactuele eigenschappen zoals hospitality en vertrouwelijkheid voorop. Jouw werkdagen zijn niet altijd van 9.00 tot 17.00 uur. Houd er rekening mee dat je tijdens evenementen lange dagen kan maken. Wij vragen een grote mate van flexibiliteit als het gaat om werkuren en aanwezigheid bij evenementen over de Achmea-locaties heen.
 

Jouw achtergrond

• Je hebt een hbo-opleiding afgerond (of HBO werkniveau) in de richting van eventmanagement, facility management, hotelschool, communicatie- of projectmanagement;
• Je hebt enkele jaren werkervaring in eventmanagement binnen grote organisaties;
• Je bent communicatief vaardig, zowel aan de telefoon als fysiek. Je durft ook “nee” te verkopen;
• Je straalt aan alle kanten klantvriendelijkheid uit en hebt een aanstekelijk enthousiasme;
• Je bent flexibel, servicegericht, oplossingsgericht en pakt van nature zaken proactief op;
• Je toont van het begin tot het eind van het evenement eigenaarschap. Het evenement is bij jou in goede handen;
• Je bent een resultaatgerichte duizendpoot; flexibel, daadkrachtig, gedreven en stressbestendig;
• Je bent in staat om de verbindende schakel te zijn binnen een multidisciplinair team;
• Je bent een organisatietalent, netwerker en planner pur sang;
• Je beschikt over een flinke dosis creativiteit, doorzettingsvermogen en een hands on-mentaliteit om al je taken zo effectief en efficiënt mogelijk uit te voeren;
• Je kunt goed overweg met Microsoft Teams, Word, Excel. Het is een pre als je ervaring hebt met Planon

​​​​

In welke omgeving kom je terecht?

Het Facilitair Bedrijf is volop in ontwikkeling, zowel werkinhoudelijk als qua organisatie en medewerkers. Datagedreven werken, een duurzame bedrijfsvoering en een efficiënte en effectieve samenwerking over de diensten en locaties heen, zijn op dit moment een aantal belangrijke pijlers binnen ons organisatieonderdeel. Ook help je invulling te geven aan een veranderende kantooromgeving.  Het facilitair bedrijf ontwikkelt zich op dit moment van een Shared Service Center naar een Competence en Intelligence Center, waarbij vakmanschap en verder gebruik van digitale (hulp)middelen centraal staan. Dit vraagt flexibele medewerkers die vanuit hun talent opereren en die willen investeren in hun eigen persoonlijke ontwikkeling.

Het team Operations maakt onderdeel uit van de afdeling Soft Services en Operations en bestaat uit verschillende facilitaire teams. Je komt te werken in het team events dat rechtstreeks aan de manager Operations rapporteert.  

Het team werkt veel samen met andere afdelingen binnen het Facilitair Bedrijf, zoals Community management, de teams welke onderdeel uitmaken van Operations en facilitaire diensten zoals Facilitaire Horeca, Beveiliging en gastvrouwen.

Verder is het belangrijk dat je

• Per direct fulltime beschikbaar. Fulltime bedraagt 34 uur per week, ook uit te voeren in 3 of 4 werkdagen. 
• Dinsdag, woensdag en donderdag ben je aanwezig op locatie; af en toe thuiswerken kan in overleg. 
• Woonachtig bent in (de buurt van) Zeist;
• Vloeiend Nederlands spreekt en red je ook goed in het Engels;
• Kennis hebt van Microsoft Office en kunt nieuwe software of toepassingen snel eigen maken;

Ben jij geknipt voor deze functie?

Waar wacht je nog op? Solliciteer! Klik op de button, laat je gegevens achter en upload je cv. Of solliciteer via WhatsApp. We zien je reactie graag tegemoet.