Paviljoen Circl op de Zuidas,
the next level in circulariteit én in facility management

Het is een veelbesproken project op de Amsterdamse Zuidas, toch al een gebied dat over eyecatchers niet te klagen heeft. Maar met het paviljoen Circl brengt ABN AMRO duurzaamheid in Nederland naar ‘the next level’. Bouw, inrichting én exploitatie zijn opgezet volgens de principes van de circulaire economie. In die economie zijn productieketens gesloten en is afval verleden tijd. Een enorme ambitie. Ook voor elke facilitaire dienstverlener in het gebouw. Die gaan de uitdaging gezamenlijk aan: door een ‘FM Coalitie’ te vormen. Oók een next level, maar dan in facility management. Spirit Hosting & Promotions, Vermaat Groep, ENGIE, AVEX, Securitas en CSU zijn mét opdrachtgever ABN AMRO de coalitiepartners.

Circl staat vlakbij het hoofdkantoor van ABN AMRO, aan het Gustav Mahlerplein op de Zuidas. Van een paviljoen dat in eerste instantie bedoeld was voor vergaderingen en conferenties van de bank, is de functie gaandeweg geëvolueerd. ‘Circl is een ontmoetingsplaats voor start-ups en onderwijsinstellingen, voor buurtbewoners en gevestigde ondernemingen, voor overheden en burgers, voor ngo’s en instellingen’, heet het op de website. En ook: ‘Je kunt bij Circl terecht om te werken, te borrelen en dineren, andere mensen te ontmoeten of een lezing bij te wonen. Circl is vrij toegankelijk - omdat iedereen het verschil kan maken. Connectivity is de sleutel, hiermee begint alles van waarde.’

Storytelling

Ambitieus, maar Circl moet dan ook een ‘learning and living lab’ worden op het gebied van circulariteit. Een plek die circulariteit als een olievlek wil verspreiden, door middel van storytelling. Achter elke keus voor een materiaal of een biermerk in het 3000 vierkante meter grote pand zit wel een verhaal. Kennis wordt vrijelijk gedeeld met iedereen die het maar wil horen, zoals directeur Merijn van den Bergh van Circl het verwoordt: ‘Door het bouwen van Circl hebben we veel nieuwe kennis die we willen delen. We spreken niet van copyright, maar van right to copy. Als klanten ons voorbeeld gaan navolgen, creëren we impact op de gebouwde omgeving.’

En de exploitatie?

Hoe zo’n landmark op het gebied van duurzaamheid te exploiteren? Die vraag stelde ABN AMRO aan zes facilitaire dienstverleners die al actief waren op het hoofdkantoor: Spirit Hosting & Promotions (receptiediensten), Vermaat Groep (catering), ENGIE (energy services), AVEX (audiovisuele diensten), Securitas (beveiliging) en CSU (schoonmaak). Partners die één voor één tot de top in hun vakgebied behoren en allemaal wel stappen hebben gezet op het pad van de duurzaamheid.

Anders dan gebruikelijk is, gaf ABN AMRO de partners carte blanche om circulariteit vanuit hun eigen expertise in te vullen. Die vraag leidde het ontstaan van de FM Coalitie in. Het is een trend in facility management dat facilitaire dienstverleners in één gebouw nauwer samenwerken. Dat verhoogt de efficiency en ontzorgt opdrachtgevers, die facilitaire afdelingen meer en meer flexibiliseren tot regieorganisaties.

De FM Coalitie heeft echter niet de vrijblijvendheid van andere samenwerkingsvormen. Daar beperkt de samenwerking zich doorgaans tot operationeel niveau. Hier vinden de partners ook strategisch en tactisch aansluiting.

Steeds verdergaande maatregelen

Binnen de coalitie opereren de zes als zelfstandige dienstverleners, met één integraal aanbod richting opdrachtgever ABN AMRO. Partners vullen elkaar aan en versterken elkaar. Het is een vorm van dienstverlening die - in ieder geval op deze schaal - nog nooit is vertoond. Het creëren en continueren van samenhang tussen de verschillende disciplines is de verantwoordelijkheid van een nieuw geïntroduceerde ‘facilitair verbinder’: een medewerker die de dienstverlening van de partners tot één geheel stroomlijnt. De facilitair verbinder functioneert niet als projectleider, maar als procesbegeleider. De samenwerking is vastgelegd in een uniek samenwerkingsconvenant dat het hoe en waarom van de FM Coalitie beschrijft.

Verbinding op tal van manieren

De verbinding is er op tal van manieren. Een receptioniste kan tussendoor een toiletronde doen als extra inzet nodig is. De opslagruimte voor materialen wordt gedeeld. Materialen en middelen worden collectief ingekocht bij de partner die de meest gunstige inkoopvoorwaarden in combinatie met circulaire oplossingen heeft. Trainingen - bijvoorbeeld hospitality en veiligheid - worden centraal georganiseerd. Schoonmakers assisteren cateringcollega’s bij het afruimen van buffetten. Gezamenlijke dagstarts geven inzicht in piekmomenten. Er komt een gezamenlijk ‘cultuurpaspoort’ voor alle medewerkers, met waarden en normen. En ga zo maar door.

Elk van de coalitiepartners heeft het circulaire denken verder doorgetrokken in zijn eigen vakgebied. Geïnspireerd door elkaars enthousiasme leidde dat tot steeds verdergaande maatregelen – in de wereld van circulair denken zijn grenzen er om verlegd te worden. Binnen de circulaire gedachtegang van ‘alles wordt gebruikt’ past het ook om mensen met afstand tot de arbeidsmarkt in het paviljoen aan het werk te zetten.

Vonk overspringen

Merijn van den Bergh: ‘Je zag de vonk overspringen bij de coalitiepartners. Ze wilden vaak verder gaan dan ABN AMRO. Maar wij hebben ook nog met de exploitatie te maken. Daardoor moet je continu keuzes maken: als we nu aan de knop van de circulariteit draaien, wat betekent dat voor de exploitatie? Of voor de gasttevredenheid?’

Spirit Hosting & Promotions: receptiediensten

Sinds 2012 neemt Spirit Hosting & Promotions de receptiediensten bij ABN AMRO voor haar rekening. In acht panden staan elke dag zo’n 30 gastvrouwen en gastheren klaar om de bezoekers en medewerkers van de ABN AMRO te verwelkomen. Spirit verzorgt de dienstverlening van A tot Z. Met de juiste werving en selectie, opleiding en begeleiding vanuit de kantoor organisatie laat Spirit haar mensen op een hoog serviceniveau presteren. ‘Spirit is specialist op het gebied van hospitality. Het ontzorgen van onze opdrachtgevers staat centraal’, zegt Fabienne Eggink, operationeel manager van Spirit.

Circulair ondernemen: Spirit is dit niet vreemd, constateert zij. ‘Ook wij zetten ons in voor een goed milieu. Spirit beschikt over het Fira Gold certificaat. Maar circulariteit is veel méér. Je kunt ook denken aan het inzetten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, zoals dat nu al gebeurt binnen Spirit. En aan samenwerking met andere partijen. Daardoor kun je efficiënter werken en hoef je niet per discipline medewerkers op te roepen. Dat gebeurt nu al binnen Circl: de gastvrouwen verzorgen eerste hulp bij vragen over de AV-middelen, waardoor hiervoor niet standaard een medewerker aanwezig hoeft te zijn. De circulariteit staat centraal binnen de coalitie, maar we moeten ook de praktische kant en de gasttevredenheid niet uit het oog verliezen. We blijven kritisch kijken naar de guest journey en de optimalisatie hiervan.’

Profilertraining voor ABN AMRO

Spirit-medewerkers die voor ABN AMRO worden ingezet, worden goed voorbereid op het werken in een bancair decor. Fabienne: ‘Naast de hostmanshiptraining en BHV-training volgt het team een training ‘predictive profiling’. Hierdoor zijn zij in staat personen met een slechte intentie te herkennen en juist te handelen. Dit zorgt ervoor dat het team breed inzetbaar is en de beveiliging ondersteunt door mogelijk vervelende situaties te signaleren voordat het escaleert.’

Storytelling cruciaal

Gastvrouwen worden specifiek geselecteerd voordat zij in Circl gaan werken. Florien van den Berg, account manager Reception Services: ‘Het verhaal achter Circl moet je pakken. Anders zit je hier niet op je plek. Dé cruciale factor in de rol van Spirit in Circl is storytelling. Vertellen waarom je iets doet of juist niet doet. De bezoekers meenemen in de circulaire gedachtegang, en hen hiermee ‘besmetten’, zodat dit als een olievlek kan uitbreiden. Vooraf verwachtingen managen is hierin cruciaal. Neem het opladen van een laptop. Natuurlijk vindt een bezoeker het in eerste instantie vervelend wanneer hij of zij de laptop niet overal kan opladen. Maar wanneer de bezoeker is voorbereid of ter plaatse wordt meengenomen in het verhaal van Circl reageert hij mogelijk positief.’